Pierwszym krokiem, który rozpoczyna proces spedycyjny, jest przyjęcie zlecenia i poradnictwo spedycyjne. Na tym etapie sporządza się pierwsze dokumenty, określające strony kontraktu, opis ilościowy i jakościowy towarów, terminy załadowania i formułę transportową, która określa szczegółowe warunki dostawy zgodnie z międzynarodowymi zaleceniami. Konieczne jest określenie terminu realizacji oraz terminu i formy płatności.

W transporcie morskim nie ma możliwości dostarczenia przesyłki w formule door to door. Oznacza to, że konieczne jest zorganizowanie transportu kombinowanego, za pomocą którego będzie można dostarczyć towar do portu. Spedytor musi skontaktować się z przewoźnikiem drogowym lub kolejowym. Relacja przeładunkowa może być bezpośrednia lub z pośrednia z magazynowaniem.

Spedycja morska nie byłaby możliwa bez przygotowania odpowiednich dokumentów. Należy przygotować dokumenty handlowe, instrukcje dla towarów niebezpiecznych, licencje wywozowe oraz dokumenty celne. Po zgromadzeniu wszystkich informacji spedytor przygotowuje instrukcję konosamentową, czyli wszystkie niezbędne dla armatora informacje o ładunku.